Productivité & Travail

Être productif

Comment réussir à être productif au quotidien? Il n’est pas forcément évident pour certains de se concentrer ou du moins, de rester concentrer sur son travail surtout quand on travail à domicile.

Peu importe son secteur d’activité ou son lieu de travail, une journée dure 24h. 24h durant lesquelles il faut que tu subviennes à ta vie personnelle, mais surtout pendant lesquelles tu dois travailler. Pour cela il faut être concentré, motivé mais surtout PRODUCTIF

Tu l’auras bien compris (grâce au titre de cet article déjà), aujourd’hui je vais me centrer sur la notion de la productivité. Comment réussir à se motiver, à rester concentrer sur son travail et ainsi être plus productif

Pour ma part, cela fut un obstacle pendant longtemps lorsque j’ai commencé mon activité en freelance. Passer de salarié en entreprise où tu as ta petite routine, tu es au bureau avec tes collègues, tes supérieurs qui te guident dans ton travail, qui te donnent les directives et tes objectifs, à ma chaise, mon bureau et mon ordinateur à la maison, croies moi, cela a été difficile de me mettre au travail, du moins sérieusement. Je vais donc te donner mes conseils qui m’ont permis d’accroitre ma productivité. 

Si tu as toi aussi des conseils à partager, n’hésites pas, l’espace de commentaires est à ta disposition.

L’organisation, la base de la productivité

Pour commencer, il faut que tu sois organisé. Pourquoi? Pour la simple et bonne raison que si tu ne l’es pas, tu vas vite partir dans tous les sens et perdre un temps précieux.

La première erreur que j’ai pu faire au début, c’était de croire que ma mémoire était infaillible, que j’allais me rappeler de tout ce que j’avais à faire durant ma journée. Je me suis vite rendu compte que non et que du coup je n’étais pas du tout organiser. Je ne mettais jamais à plat ce que je devais faire. Pour remédier à cela, il existe des solutions, que ce soit sur papier ou grâce à une application, tu peux (tu dois même) écrire, lister ce que tu as à faire durant la journée. Cela te permet d’avoir un visuel sur tes objectifs et te feras parfois ouvrir les yeux sur le fait que peut-être ta liste de tâches est trop longue (ou pas), de prioriser certaines tâches plutôt que d’autres.

J’avais évoquer dans mon précédent article, l’application ToDoIst qui va vous permettre de réaliser tes listes de tâches / To Do List. Ils en existent plusieurs et qui sont également très bien comme Microsoft To Do, Google Task ou encore grâce à Evernote.

Exemple d’applications pour tes listes de tâches sur l’App Store

Cela ma aider à ne plus perdre du temps à essayer de me rappeler ce que j’ai à faire et de ne pas oublier certaine tâche. S’organiser permet aussi de ne pas faire plusieurs choses en même temps, à penser que tu es peut être « multitâches » car oui c’est un excellent moyen de perdre plus de temps qu’à en gagner. En effet, le fait de faire plusieurs tâches à la fois augmente les erreurs et donc par la suite, tu perdras forcément plus de temps à corriger tes erreurs en repassant une deuxième fois pour vérifier chacune des tâches ( si ce n’est plus). 

Je te conseille donc de te concentrer sur une seule tâche à la fois que tu réaliseras sérieusement en te concentrant à 100% sur celle-ci, ce qui t’éviteras surement des erreurs et te feras donc gagner du temps. Autre conseil, réalises tes tâches les plus importantes le matin lorsque tu commences à te mettre au travail. C’est à ce moment là que tu seras le plus performant et cela te mettras dans une bonne lancée pour le reste de ta journée.

Concernant la préparation de ta journée de travail, essaie de la préparer la veille. Consacres toi 15-20min à la fin de ta journée pour préparer celle du lendemain. A la fois, tu auras  la tête dans le travail vu que tu auras bosser déjà toute la journée et surtout, tu pourras décompresser tranquillement en fin de journée. La préparation peut être la mise à jour de ta To Do List, rayer ce que tu a déjà fait ou la préparation de ta nouvelle liste de tâche pour le lendemain. 

Tu n’auras pas cette petite voix dans ta tête qui te rappellera de ne pas oublier ceci ou cela pour le lendemain, tu auras ainsi l’esprit tranquille.

Qu’est ce que le batching?

Jamais tu ne lancerais ton lave-vaisselle pour une fourchette ou une cuillère? Tu attendras d’avoir beaucoup de vaisselles avant de le lancer, n’est-ce pas? Le batching c’est pareil, n’effectues pas de tâche seule, regroupes le maximum de tâches similaires afin de les traiter en une seule fois. Tu te concentreras donc sur des tâches similaires, qui seront traiter de la même manière et qui ne demande pas à se déconcentrer sur chacune d’elle. Au fur et à mesure du temps, ces tâches seront faites machinalement, sans avoir à réfléchir, cela deviendra presque automatique.

Exemple concret, tes mails, tu en reçois à longueur de journée ou encore tes post de réseaux-sociaux que tu publies durant la semaine. Pour ma part, mes mails je les traite en deux fois. Une fois en fin de journée, cela me permet de voir ce que j’ai reçu durant la journée et donc de les traiter tous d’un coup, de programmer les réponses pour le lendemain matin par exemple, et une fois le matin avant de commencer à travailler, pour vérifier si mes mails se sont bien envoyer et si je n’en ai pas reçu d’autres.

Pour la publication de post sur les réseaux sociaux, rien de mieux que la planification. Il existe une application, que j’utilise, très pratique et simple d’utilisation qui est Hootsuite. Cette application permet de planifier tes posts pour la semaine sur tes différents réseaux sociaux (Instagram, Facebook, Linkedin, Pinterest). Il existe également Buffer, très connu mais je ne me prononcerais pas car je l’ai jamais vraiment utiliser. 

« Le secret contre-intuitif pour être plus efficace consiste à rendre les choses automatiques, pour qu’elles prennent moins de temps », Tony Schwartz.

La montée en compétence à ne pas négliger

La productivité ne se résume pas seulement à ton organisation et à la réalisation de tes tâches quotidiennes. 

La montée en compétence est aspect important. Que tu montes tes vidéos sur Final Cut Pro ou que tu apprennes à coder pour ton site Internet, tu auras toujours des nouvelles choses à faire et donc à apprendre. Apprendre te permettra de faire de meilleur choix et surtout de les faire plus vite, sans erreurs. Tu gagneras ainsi en temps pour l’exécution de ces tâches et en plus, en qualité. 

Pour apprendre, monter en compétence, je te conseille sans hésiter OpenClassrooms. J’ai appris de nombreuses choses grâce à leurs cours et tutos très bien fait. Il y a également tuto.com, que j’utilise moins, mais qui est bien également. Tu trouveras forcement des cours interessant sur ces sites, jette donc un œil !

Site Internet d’Openclassrooms

La perfection nuie à la productivité

Point sur lequel je souhaite insister car je suis le principal concerné, chercher la perfection. Chaque tâche que je réalise, je fais en sorte qu’elle soit bien exécutée (même très bien). Mais chercher la perfection engendre 2 principaux problème pour moi; la perte de temps et le fait que cela crée des blocages.

« La simplicité est l’habit de la perfection » Wladimir WOLF-GOZIN

Tout d’abord une perte au niveau du temps consacrer pour de petits détails, changer la formulation d’une phrase, changer la taille du logo du site d’un minuscule milimètre qui ne se verra peut-être même pas au final ou encore trouver le meilleur émoji pour mon dernier post Instagram… Beaucoup de minutes consacrées qui se transforment en des heures sur la semaine et que tu aurais pu consacrer pour des tâches plus importantes comme monter ta dernière vidéo ou finir ton dossier pour tel client.

Deuxièment problème, la création de blocage. En cherchant à faire le meilleur, tu mettras forcement la barre haute et souvent trop haute ce qui va faire que, pour X ou Y raisons, tu es peut être pas dans un bon jour, un peu fatigué, et tu auras tendances à procrastiner ton travail, à le remettre au lendemain, puis au sur-lendemain…Tu va donc culpabiliser et être frustrer de ne pas avancer, ce qui peux que te mettre dans une spirale négative pour la suite. 

Cela m’est arrivé à maintes et maintes reprises de remettre le nez dans ce que j’ai déjà fais pour essayer d’améliorer en changeant des détails, qui ne seraient même pas remarqué au final… Rien de mieux que la simplicité.

Je finirais cet article sur un point que j’avais déjà évoquer dans l’article du travail à la maison, c’est l’environnement de travail. Je ne vais pas revenir ce que j’avais déjà écris dans l’article mais je souhaite compléter. Compléter notamment avec des applications qui vont jouer sur votre environnement de travail.

Où que tu soies, à la maison, dans un café ou dans le train, qu’est ce qui va toujours te déranger, te gêner? Le son et/ou Internet pour moi.

L’environnement sonore, c’est ce qu’il y a de pire pour notre concentration.  La musique que tu écoutes dans ton casque, des personnes qui parlent à côté de toi, le bruit du train ou de l’avion (si tu voyages souvent)… cela à un impact direct sur ta productivité.

Pour remédié à cela, j’utilise une chose toute bête, Youtube. Il existe une chaîne, « Lofi Hip Hop », qui diffuse des playlists d’instrumentales, sans voix donc aucune perturbation pour le cerveau qui travail.

Site internet Noisli

Dans le même style, pour des environnements sonores plus variés et naturel, il y a le site Internet « Noisli » qui va générer des ambiances sonores assez sympa comme le bruit de la mer, une ambiance autour d’un feu de camp… Tu peux même te créer ton propre environnement sonore en mixant des effets sonores.

Lorsque je te parle d’Internet qui « dérange », je ne parle pas d’Internet dans son ensemble. Une bonne partie de notre travail, voire tout notre travail, est réalisé avec Internet notamment avec les recherches d’informations sur Google. Ce que je souhaite pointer du doigt c’est plus les distractions; Facebook est son fil d’actualités interminable, Instagram où on peut passer du profil de son influenceur préféré à des photos de nourriture, à des vidéos humouristique, Youtube et toutes ses vidéos, Messenger où tu va allez discuter avec tes amis de tout sauf du travail que tu dois faire… Tu l’auras compris, Internet est une véritable source de divertissement mais surtout de distraction, pas cool lorsque tu dois travailler. 

Il existe bien sur des solutions pour essayer de remédier à ce problème. Première solution que je te propose, l’application et que j’utilise tous les jours « Be focused ». C’est un minuteur de productivité, tu programmes ton temps de travail que tu souhaites exécuter. Tu peux également créer ta To DO List en mentionnant le temps que chacune des tâches devraient te prendre et hop au boulot ! 

Illustration du fonctionnement de Noisli

Autre application, bien connue, « forest » qui est similaire à  « be focused ». « forest » consiste à planter une graîne, qui est donc censé devenir un arbre. Mais pour devenir un arbre il faut que vous restiez concentrer sur votre travail, ne pas sortir de l’application avant que votre traîne devient un arbre sinon l’arbre meurt. C’est un moyen sympa de rester concentrer sur votre travail et d’être productif. Essayes, l’application est gratuit sur l’app store et sur android.

Je finirai ainsi avec, pour moi, le meilleur outil contre la distraction qu’est Facebook, « News Feed Eradictor ». C’est une extension de Chrome (ou Firefox) qui va permettre de faire disparaitre votre fil d’actualité temporairement afin de ne pas être attiré par les photos de voyage de ton cousin ou de la dernière fake news sur l’origine du COVID 19. On ne vous oublie pas les amis utilisateurs d’appareil Apple, l’équivalent sur IOS est « Feedless ». 

Et pour finir, en terme de productivité pur et dur, l’application qui a révolutionné ma façon de travailler, MindNode. C’est une application de mind mapping (carte euristique en français). Cela permet d’organiser tes pensées en les reliant les unes entre les autres et ainsi créer une certaine logique. Cela est très pratique lorsque tu as différents projets et que les idées fusent dans ta tête à tout moment de la journée. Tu peux ainsi mettre cela à plat et voir plus clair dans toutes tes idées.

Crédit : MindNode

Voila pour ce que j’utilise et ce que je peux te conseiller pour être plus productif au quotidien. Essaies donc pour voir. Ce n’est pas forcement facile mais quand on veut, on peut, encore faut-il s’en donner les moyens.

Ceux sont des conseils parmi tant d’autres, tu en as surement d’autres à partager donc pour cela utilise la zone de commentaires ci-dessous et partage des conseils et tes avis.

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Merci de m’avoir lu et à bientôt.

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